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Le stress au travail devient permanent. Les chercheurs, sociologues et Responsables RH y consacrent de plus en plus d’études. L’une des conclusions de ces recherches est que l’on confond souvent “urgence” et “importance”.
L’usage des mails contribue pour une bonne part à créer et alimenter cet environnement “stressant” que nous connaissons tous et qui peut être source de maladies (y compris physiques)
Toute la journée nous écrivons une multitude de mails en nous donnant l’impression réconfortante de travailler, bien et sérieusement. Le mail permet aussi d’envoyer chez l’interlocuteur les tâches à gérer, les décisions à prendre et donc de s’en débarrasser.
Or, la plupart des mails ne sont pas vraiment efficaces. Martine Daigremont, formatrice en ressources humaines nous livre quelques solutions à mettre en place très rapidement dans un article à retrouver dans le magazine STRATEGIES n° 1963)
Pour celle-ci “Il faut que le destinataire comprenne de quoi il s’agit précisément (…) Dans un flot permanent de messages, un objet clair permet de déterminer les priorités. » Au fil des échanges, si des éléments importants surgissent, l’objet du mail doit être modifié ou complété pour en faire état.
Là encore, il s’agit d’apporter la clarté suffisante au destinataire afin qu’il puisse prendre rapidement la meilleure décision.
De votre coté, essayez de ne faire qu’un seul objet par mail. Oubliez la pratique du paragraphe supplémentaire qui évoque un autre sujet dans un mail où il est question de tout autre chose. Les messages doivent être brefs, et clairs.
«Un mail doit faire 5 lignes, assure même Martine Daigremont. Le but est d’informer ou d’agir. Cinq lignes en moyenne sont suffisantes pour atteindre ces objectifs. »
Et le message doit, bien sûr, respecter des règles de courtoisie.
Si vous voulez recevoir des mails avec un objet clair, des message courts, clairs et bien formulés, commencez par donner l’exemple.
A vous de jouer !
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Arnaud Steffen, directeur, conseil en communication.
Arnaud Steffen est titulaire d’une licence en histoire-histoire de l’art et d’une maitrise en histoire contemporaine soutenue à l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
En 1997, il rejoint l’agencepulsi.com fondée par Christiane Steffen. Il en devient le directeur en 2007.
Son parcours universitaire lui permet d’aborder les problématiques de communication et de marketing selon une approche basée sur l’écoute du client, l’analyse fine de ses besoins et une réponse toujours étayée et argumentée permettant un travail stratégique de long terme.
Amateur d’art sous toute ses formes il accompagne de nombreux artistes locaux et nationaux et s’implique fortement dans la scène artistique rémoise avec notamment la Maison d’édition locale CS édition.
Créateur du média local « Art de Vivre à la Rémoise » en 2011 (+ de 40 000 followers sur les réseaux sociaux), il en a fait une marque déposée déclinée sous la forme d’un guide annuel des restaurants rémois, d’un magazine destiné aux enfants (KIDS 7 numéros déjà publiés), de divers objets dérivés (affiches, cartes postales, flûtes à champagne, sans oublier les célèbres « graines de cathédrale » !).
Rédacteur et photographe, il collabore à plusieurs revues notamment Instant rémois du groupe L’UNION (Rossel).
Toujours à la pointe de l’innovation en matière de communication, il a créé, en 2008 la société maxiformat.com spécialisée dans l’impression numérique Grand Format.
Convaincu que la communication de demain sera éthique ou ne sera pas, il a engagé l’agencepulsi.com dans une démarche de long terme en devenant la première agence de communication responsable du territoire. En 2023, il obtient la certification de l’Institut du Numérique Responsable. La même année, l’agencepulsi.com est Labellisée numérique responsable après un long parcours d’audit et d’engagements certifiés par un cabinet d’expertise reconnu.