Des mails (enfin) efficaces !

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Le stress  au travail devient permanent. Les chercheurs, sociologues et Responsables RH y consacrent de plus en plus d’études. L’une des conclusions de ces recherches est que  l’on confond souvent “urgence” et “importance”.

L’usage des mails contribue pour une bonne part à créer et alimenter cet environnement “stressant” que nous connaissons tous et qui peut être source de maladies (y compris physiques)

Toute la journée nous écrivons une multitude de mails en nous donnant l’impression réconfortante de travailler, bien et sérieusement. Le mail permet aussi d’envoyer  chez l’interlocuteur les tâches à gérer, les décisions à prendre et donc de s’en débarrasser.

Or, la plupart des  mails ne sont pas vraiment efficaces. Martine Daigremont, formatrice en ressources humaines nous livre quelques solutions à mettre en place très rapidement  dans un article à retrouver dans le magazine STRATEGIES n° 1963)

Pour celle-ci “Il faut que le destinataire comprenne de quoi il s’agit précisément (…) Dans un flot permanent de messages, un objet clair permet de déterminer les priorités. » Au fil des échanges, si des éléments importants surgissent, l’objet du mail doit être modifié ou complété pour en faire état.

Là encore, il s’agit d’apporter la clarté suffisante au destinataire afin qu’il puisse prendre rapidement la meilleure décision.

De votre coté, essayez de ne faire qu’un seul objet par mail. Oubliez la pratique du paragraphe supplémentaire qui évoque un autre sujet dans un mail où il est question de tout autre chose. Les messages doivent être brefs, et clairs.

«Un mail doit faire 5 lignesassure même Martine Daigremont. Le but est d’informer ou d’agir. Cinq lignes en moyenne sont suffisantes pour atteindre ces objectifs. »

Et le message doit, bien sûr, respecter des règles de courtoisie.

Si vous voulez recevoir des mails avec un objet  clair, des message courts, clairs et bien formulés, commencez par donner l’exemple.

A vous de jouer !